衛生委員会の始め方・進め方：労働安全衛生管理

衛生委員会を立ち上げる前に

衛生委員会を立ち上げる前に構成員となる委員を事業者（代表）が指名しなければなりません。
委員は衛生委員会ってなに？でも示しましたとおり下記の構成となります。

統括安全衛生管理者（１名のみ）
衛生管理者
産業医
その他の従業員からなる委員

委員が決まりましたら書面でメンバー表を作成します。
また、開催のお知らせも書面で作成しメンバー表と合わせて出席者に配布します。
開催のお知らせは毎回事前に作成しますが、少なくとも、日時・開催場所・議題を表記するようにしましょう。
また衛生委員会の筆記や議事録、資料作成や開催のお知らせを行う事務局を、あらかじめ委員の中から選出しておきましょう。

衛生委員会の通常開催時の準備

衛生委員会では開催前に議題と資料の準備を行います。また事務局は開催１０日ぐらい前までに委員に開催を促します。
できれば議題・テーマはあらかじめ現場からの声や要望、委員各自に持ち寄ってもらい、第１回の衛生委員会時に年間スケジュールを作ってしまうことが理想です。
第１回の開催時にスケジュールを作ってしまうことにより、あとは資料の準備のみとなりますので、非常にスムーズな運営が可能となります。

衛生委員会の議題・テーマはどうしたら良いのか？

衛生委員会の議題・テーマは職場で起こっている問題からピックアップすることが大切です。
通常の業務をしながらでの作業となると、一番頭を悩まされるのが議題・テーマの選択です。今後議題については衛生委員会の議題・テーマで季節や時期に合わせたものをご紹介していきますのでご利用ください。

できれば議題・テーマはあらかじめ現場からの声や要望、委員各自に持ち寄ってもらい、第１回の衛生委員会時に年間スケジュールを作ってしまうことが理想です。
第１回の開催時にスケジュールを作ってしまうことにより、あとは資料の準備のみとなりますので、非常にスムーズな運営が可能となります。

議題・テーマは関連書籍やインターネット上から収集することも可能ですが、できれば自分たちの職場で起きている問題や要望をピックアップし話し合うことをお薦めします。
衛生委員会では議題・テーマに対し、計画→実行→検討→反省、が繰り返し行われることとなります。それはその年度のみならず、次年度、またその次の年度と繰り返されます。
よって、自分たちが興味のあるものでなければ続きません。
また委員のみでなく、職場の仲間からも聞き取りを行えば議題・テーマが尽きることもありませんし、何よりも職場全体で取り組んでいるという雰囲気作りができますので、職場の労働安全衛生管理体制の構築の下支えにもなります。

衛生委員会の当日の運営

衛生委員会の当日は、定番の議題と季節ものの議題について話し合い、前回までの決定事項の進捗状況の報告と検討を行いましょう。
次の事項は最低限行っておきましょう。

定番の議題・テーマ
過重労働対策は事業所の労働安全衛生管理で重要な課題です。
前月の残業時間の統計資料などを用意し検討・対策について話し合いましょう。
その他毎月討議が必要と思われる事項があれば加えて行います。
※詳しくは過重労働対策のページをご覧ください。

季節ものの議題・テーマ
インフルエンザ、花粉症、熱中症、食中毒など、その季節ごとに注意したいテーマをピックアップし話し合いましょう。
季節ものは一般的にも話題となりますので、興味を持ち楽しみながら委員会を進めることができるでしょう。

これまでの決定事項の進捗状況の確認
衛生委員会の目的は、計画→実行→検討→反省、を繰り返すことによって、仕事場の環境や作業そのもの、健康に関しての状況を改善することです。
衛生委員会を現実的なものにするために必ず行いましょう。

事務局は筆記をする
委員会終了後、議事録を作成しなければいけません。事務局は討議の内容を忘れずに記録にとどめましょう。

次回開催日の確認
委員と産業医が揃っている委員会の場で、次回の開催日を決めてしまいましょう。
後日調整するよりも手続き上らくです。

衛生委員会後の作業

衛生委員会が終わった後は、議事録の作成と事業者（代表）への報告・提言を行い、社内報やポスターで全従業員に決定事項を周知します。
事務局は筆記をもとに議事録を作成します。この議事録は法律で３年間の保存が義務づけられています。議事録は従業員がいつでも閲覧できるようにします。
衛生委員会での決定事項を従業員への浸透させるために、社内報やポスターなどを使い周知の徹底をはかりましょう。

また統括安全衛生管理者は、議事録を持って事業者（代表）に衛生委員会での決定事項などの報告・提言を行います。
この時、事業者から了承を得たものは実行に移すこととなりますが、予算が必要な場合はそれなりの時間を要すこととなります。

議事録への記載内容は最低限以下を記しておいては如何でしょうか？

○○株式会社　第○回衛生委員会
衛生委員会の実施日
衛生委員会の実施場所
参加者名
議題・テーマ
議題・テーマに対する発言や決定事項

※最後の発言や決定事項は文章でも良いのですが、作業的に負荷が大きくなります。発言は重要と思われるもののみとし決定事項とあわせ、それぞれを箇条書きにすると議事録作成者の負担が軽減されるでしょう。
あとは会社によって回覧や確認印が必要であれば、そういった付随欄を設けることです。

職場と衛生委員会との違い

職場と衛生委員会での違いは、管理職員（上司）と一般職員（部下）は対等であり、平等に発言し合うということです。
衛生委員会がうまく運営されるかどうかは、管理職員と一般職員が打ち解け平等な立場で話し合いを行えるかにかかっていると言っても過言ではありません。
立場上、普段は利益と効率を最重要課題に行動しなければならない管理職員も、健康にまつわる話し合いを行う衛生委員会では、一般職員と変わらない意見を持ち合わせていることが分かるでしょうし、また、普段は上司に対してどちらかと言えば否定的な一般職員も、そんな管理職員の意見を聞き、その立場を理解できるようになる場と衛生委員会がなり得るからです。

最終的には利益や効率と衛生管理の一致点を見いだそうという努力の場が衛生委員会となるよう、参加者全員が協力し合うことがとても大事なことなのです。